بسیاری از سازمان ها هنوز بخشی از فرآیندهای خود را با فایل های پراکنده، پیام رسان ها یا پیگیری تلفنی انجام می دهند. این روش در مقیاس بالا باعث خطا و اتلاف زمان می شود.
سامانه اداری خوب باید گردش کار، نقش کاربران، سطح دسترسی، گزارش گیری و تاریخچه تغییرات را پوشش دهد. این امکانات باعث می شود وضعیت هر درخواست شفاف باشد.
پیاده سازی چنین سامانه ای باید مرحله ای انجام شود؛ ابتدا فرآیندهای پرتکرار و دردناک انتخاب می شوند و سپس قابلیت های تکمیلی اضافه می شوند.